Lançada em junho de 2017, a Carol, plataforma de dados de qualidade e inteligência artificial da TOTVS, deu início à uma nova era de inovação na história da desenvolvedora. Agora, a companhia apresenta a solução Retenção de Alunos by Carol, um marco para setor educacional no Brasil. A novidade chega para apoiar em um ponto sensível do segmento, a evasão de alunos, e inova também no modelo de comercialização, proporcionado acesso à uma tecnologia exponencial a partir de R$ 721 por mês.

Segundo dados de mercado, no Brasil, a taxa de desistência no Ensino Superior é de aproximadamente 25%, mas em alguns cursos esse índice pode chegar a 50% nos três primeiros semestres. Os números são alarmantes porque afetam não só a receita das instituições – em uma faculdade com até cinco mil alunos a perda semestral pode atingir cerca de R$ 6.750 milhões –, mas também causa problemas sociais ao diminuir o acesso à educação, ferramenta importante para a evolução do País.  

A Retenção de Alunos by Carol foi desenhada em parceria com uma grande universidade privada de São Paulo e chega ao mercado com um grande diferencial - ela já está pronta, ou seja, não precisa ser treinada para responder aos questionamentos. Para usar, basta ativar os conectores com o ERP da instituição ou outras plataformas que provem dados dos alunos. A novidade também pode ser abastecida por meio de ferramentas como software de gestão acadêmica, CRM, sistema de catraca, rede sociais e etc.    

Para criação da aplicação, foram mapeados 200 indicadores com base nos históricos dos alunos que saíram da instituição para identificar a repetição de comportamentos. Alguns fatores encontrados são: o aluno está fazendo muitas disciplinas, tem baixo rendimento, atrasou o pagamento diversas vezes nos últimos meses, tem faltado bastante, gasta muito tempo no trajeto para a instituição, solicitou diversos documentos na secretaria, entre outros. Analisando esses padrões, a Retenção de Alunos by Carol descobre quais são as características comuns que antecedem a evasão de uma matrícula. Tudo é dividido em seis categorias: acadêmicos, financeiros, comportamentais, localização, social, entre outros.

Com a tecnologia, um gestor de uma instituição de ensino superior só precisa perguntar à Carol, por meio de um aplicativo com reconhecimento de voz ou texto, quantos alunos correm o risco de abandonar a universidade e qual seria o impacto financeiro dessa desistência. Ele pode filtrar essa informação por cursos ou período e acompanhar em tempo real a evolução dos índices em um dashboard. Porém, ter apenas informação não basta, é essencial agir na hora certa para reverter a situação. Por isso, a companhia está atuando em conjunto com a TOTVS Consulting, divisão de consultoria de negócios da TOTVS, para desenhar processos que ajudem à instituição a ter uma atuação completa, englobando tecnologia e pessoas.

A TOTVS Consulting ajuda, por exemplo, a implementar métodos para abordagem do possível evasor, a criar uma metodologia para conhecer quais são as necessidades do aluno que deseja desistir, a desenhar processos de priorização dos casos críticos e a definir as ações de retenção. Quanto mais cedo o alerta for ligado e a atitude certa tomada, maior a probabilidade de reverter a situação.

O modelo de comercialização da Retenção de Alunos by Carol é democrático e permite que instituições de todos os portes adotem a tecnologia pagando um valor fixo mensalmente. Por exemplo, uma universidade com até 1 mil alunos, pode usufruir da solução por a partir de R$ 721 por mês. Como a contratação é no modelo SaaS (software como serviço), além da mensalidade acessível, o cliente também elimina custos com licença e infraestrutura, já que tudo que fica hospedado na nuvem da TOTVS.

“A Carol chegou para coroar nosso compromisso com o setor educacional, onde atuamos há mais de 21 anos. Entre os principais benefícios observados até o momento, com os clientes pilotos, estão, além da redução da evasão e aumento de receita, a melhora do relacionamento com os alunos. Acreditamos que essa tecnologia tem potencial para colaborar com uma nova etapa no Ensino Superior brasileiro”, afirma Marcelo Cosentino, vice-presidente dos segmentos de Professional Services da TOTVS.